Internal Only - Administrative Assistant - Student Visa Compliance

Mae'r swydd hon ar agor i weithwyr Prifysgol Caerdydd yn unig ar hyn o bryd.  Peidiwch ymgeisio os nad oes ganddoch gytundeb cyflogaeth ddilys gyda’r brifysgol.

Ymgeiswyr mewnol yn Unig – Cynorthwy-ydd Gweinyddol - Cydymffurfiaeth Fisa Myfyrwyr

Mae Tîm Cydymffurfio â Gofynion UKVI: Myfyrwyr yn chwilio am unigolyn brwdfrydig a llawn cymhelliant, gyda sgiliau trefnu a chyfathrebu rhagorol i ymuno â nhw. Yn y rôl byddwch yn cyflawni amrywiaeth o dasgau cyffredinol i fodloni gofynion gweithredol a rhoi gwasanaeth i gwsmeriaid.

Bydd deiliad y rôl yn darparu gwasanaeth effeithlon i ymgeiswyr rhyngwladol a myfyrwyr sydd angen dogfennaeth i gefnogi eu ceisiadau am fisa i'r UKVI (Fisâu a Mewnfudo'r DU). Ymdrin ag ymholiadau rheng flaen gan fyfyrwyr a staff, ymateb i ebyst ac ymholiadau dros y ffôn. Cefnogi a monitro prosesau i sicrhau bod myfyrwyr yn parhau i gydymffurfio â gofynion fisa y Llwybr Myfyrwyr a bod y Brifysgol yn cydymffurfio â gofynion noddwyr y Swyddfa Gartref i rannu’r data myfyrwyr cywir gyda'r UKVI yn brydlon.

Bydd deiliad y swydd yn gweithio gyda’r tîm i sicrhau bod canllawiau noddwyr Llwybrau Myfyrwyr yn cael eu gweithredu'n gywir, a bod y Brifysgol yn cynnal ei statws Hynod Ddibynadwy.

Mae Prifysgol Caerdydd yn cynnig llawer o fuddion rhagorol, gan gynnwys 32 diwrnod o wyliau blynyddol (yn ogystal â gwyliau banc), pro-rata ar gyfer rhan amser, cynllun pensiwn, gweithio cyfunol (sy'n golygu y byddwch yn gallu gweithio gartref am beth o'ch amser), cynllun beicio i'r gwaith a mentrau teithio eraill, cynyddiadau blynyddol i fyny’r raddfa gyflog, a mwy. Mae'n lle cyffrous a bywiog i weithio ynddo, gyda llawer o heriau gwahanol ac mae'n gefnogwr Cyflog Byw balch.

Mae hwn yn swydd amser llawn (35 awr yr wythnos), gyda chyfnod agored.

Swm y cyflog: £25,249 - £26,093 y flwyddyn (Gradd 3).

I gael rhagor o wybodaeth am gydbwysedd bywyd-gwaith, buddion ariannol, datblygiad a lles, a rhai o’r cyfleusterau a’r gwasanaethau sydd ar gael i staff ym Mhrifysgol Caerdydd, ewch i Yr hyn y gallwn ei gynnig - Swyddi - Prifysgol Caerdydd

Dyddiad cau: Dydd Mercher, 5 Tachwedd 2025

Nid yw ceisiadau allanol yn cael eu hystyried ar gyfer y swydd hon ar hyn o bryd. 

Mae Prifysgol Caerdydd wedi ymrwymo i gefnogi a hyrwyddo cydraddoldeb ac amrywiaeth a chreu amgylchedd gwaith cynhwysol. Credwn y gellir gwneud hynny drwy ddenu, datblygu a chadw ystod amrywiol o staff o lawer o wahanol gefndiroedd.  Felly, rydym yn croesawu ceisiadau gan bob rhan o’r gymuned beth bynnag fo’u rhyw, ethnigrwydd, anabledd, cyfeiriadedd rhywiol, hunaniaeth draws, statws perthynas, crefydd neu gred, cyfrifoldebau gofalu, neu oed.  Wrth gefnogi ein gweithwyr i gael cydbwysedd rhwng eu gwaith a'u bywydau personol, byddwn hefyd yn ystyried cynigion i rannu swyddi neu weithio'n hyblyg.

Caniateir i geisiadau gael eu cyflwyno yn Gymraeg, ac ni fydd cais a gyflwynir yn y Gymraeg yn cael ei drin yn llai ffafriol na chais a gyflwynir yn Saesneg.
Prif Ddyletswyddau

• Ymdrin ag amrywiaeth o ymholiadau gan gwsmeriaid mewnol ac allanol mewn modd proffesiynol, gan ddeall eu gofynion ac addasu'r ymatebion safonol yn unol â hynny.
• Gweithio ar ymholiadau unigol, cymhwyso polisïau a gweithdrefnau’n gyson a dadansoddi achosion unigol yn erbyn y meini prawf hyn.
• Cydweithio ag eraill er mwyn gwneud argymhellion ar gyfer datblygu prosesau a gweithdrefnau sefydledig i wella gwasanaethau i gwsmeriaid.
• Ymchwilio i achosion mwy cymhleth a chynghori ar yr ymateb mwyaf priodol, gan geisio cyngor gan uwch-gydweithwyr fel y bo'n briodol.
• Meithrin perthynas waith gyda chysylltiadau pwysig i geisio gwella lefelau gwasanaeth.
• Ymgymryd ag amrywiaeth o ddyletswyddau gweinyddol i gefnogi'r tîm a'r adran, gan gynnwys cynhyrchu dogfennau, llogi ystafelloedd a gwasanaethu cyfarfodydd.
• Casglu data myfyrwyr i ddiweddaru systemau gweinyddol gyda gwybodaeth gywir, nodi tueddiadau a phatrymau sylfaenol a thynnu sylw cydweithwyr priodol atynt.
• Cyfrannu at lwyddiant y tîm ac arwain eraill drwy esiampl.

Dyletswyddau Penodol

• Cefnogi prosesau gweithredol gan gynnwys rheoli ymholiadau unigol gan fyfyrwyr, a rhoi cyngor ac arweiniad yn ôl yr angen, i gefnogi'r prosesau gweinyddol yn unol â'r protocolau y cytunwyd arnynt, gan gynnwys edrych ar ddata a diweddaru cofnodion.
• Byddwch yn adolygu ac yn cyhoeddi dogfennau CAS (Cadarnhau Derbyn Astudiaeth), gan weithio gyda chydweithwyr i asesu meini prawf a gofynion.
• Byddwch yn helpu i gwblhau gofynion adrodd gorfodol UKVI, megis Newid Amgylchiadau, adrodd ar leoliadau gwaith a myfyrwyr nad ydynt wedi cofrestru.
• Byddwch yn gwirio data myfyrwyr cofrestredig yn rheolaidd, a thrwy hynny, sicrhau bod cofnodion y Brifysgol yn gyfredol ac yn cydymffurfio â rheoliadau mewnfudo.

Dyletswyddau Cyffredinol

• Sicrhau eich bod yn defnyddio eich dealltwriaeth o bwysigrwydd cyfrinachedd wrth gyflawni pob un o’ch dyletswyddau.
• Cadw at bolisïau’r Brifysgol o ran iechyd, diogelwch, cydraddoldeb ac amrywioldeb.
• Cyflawni o bryd i’w gilydd ddyletswyddau eraill sydd heb eu crybwyll uchod ond yn cyd-fynd â gofynion y swydd.

Gwybodaeth Ychwanegol
Yn rhan o ethos amgylchedd sy'n rhoi’r cwsmer yn gyntaf, y bwriad yw cylchdroi’r rolau a’r dyletswyddau ar y radd hon o bryd i'w gilydd i greu gweithlu mwy hyblyg a medrus.  Bydd hyn hefyd yn creu cyfleoedd i ddatblygu staff ymhellach a’u helpu i symud ymlaen yn eu gyrfaoedd.

YR HYN Y BYDD EI ANGEN ARNOCH ER MWYN YMGYMRYD Â’R SWYDD HON (MANYLEB Y PERSON)
Fel arfer mae sgiliau, cymwysterau neu brofiadau penodol y dylai unrhyw weithiwr feddu arnyn nhw cyn y gellir eu hystyried ar gyfer swydd.  Bydd rhai o'r rhain yn hanfodol ac ni fyddech yn gallu cyflawni'r rôl hebddynt, ond mae rhai yn ddymunol.

Polisi’r Brifysgol yw defnyddio manyleb yr unigolyn yn adnodd allweddol wrth ddethol pobl ar gyfer y rhestr fer. Dylai’r ymgeiswyr ddangos tystiolaeth eu bod yn bodloni POB UN o’r meini prawf hanfodol yn ogystal â'r meini prawf dymunol, pan fo'n berthnasol. Yn rhan o’r broses ymgeisio, gofynnir ichi roi'r dystiolaeth hon mewn datganiad ategol.  Dylech wneud eich gorau i ddangos yn glir sut rydych yn bodloni pob un o’r meini prawf hanfodol drwy roi enghreifftiau o sut, pryd a ble y bu ichi gyflawni’r camau angenrheidiol o’r blaen.  Gallwch gyfeirio at elfennau o unrhyw agwedd ar eich bywyd, megis addysg, gwaith, bywyd y cartref neu'r gymuned, cyn belled â'ch bod yn canolbwyntio ar eu perthnasedd i anghenion y swydd hon.  Gofalwch fod y dystiolaeth yr ydych yn ei rhoi’n cyfateb i rifau’r meini prawf a amlinellwyd isod. Caiff eich cais ei ystyried ar sail yr wybodaeth a rowch yn unol â phob elfen.

I ddechrau eich Datganiad Ategol, copïwch yr adran nesaf mewn dogfen ar wahân a’i gludo, gan ysgrifennu eich atebion a’r enghreifftiau sy’n cyfateb i bob pwynt.  Cadwch y ddogfen gyda’r teitl EICH ENW – RHIF BR – TEITL Y SWYDD a’i rhoi ynghlwm â’ch cais ar y system recriwtio.

Meini prawf hanfodol

Cymwysterau ac Addysg

1. NVQ 2/TGAU A-C neu gymwysterau cyfatebol

Gwybodaeth, Sgiliau a Phrofiad

2. Profiad helaeth o weithio mewn gweithle gweinyddol neu swyddfa
3. Medrus wrth ddefnyddio pecynnau TG swyddfa cyffredin (e.e. MS Office)
4. Y gallu i sefydlu systemau a gweithdrefnau gweinyddol safonol

Gwasanaeth i Gwsmeriaid, Cyfathrebu a Gweithio mewn Tîm

5. Gallu cyfathrebu'n effeithiol ac yn broffesiynol ag ystod eang o bobl
6. Gallu gweithio'n effeithiol yn aelod o dîm, a rhoi cyngor a chyfarwyddyd i aelodau eraill y tîm lle bo angen
7. Gallu diamheuol i ymdopi â cheisiadau estynedig am wybodaeth neu wasanaeth, a datrys problemau cwsmeriaid lle bo'n briodol

Cynllunio, Dadansoddi a Datrys Problemau

8. Gallu cynllunio, blaenoriaethu a threfnu eich llwyth gwaith eich hun o fewn amserlenni y cytunir arnynt
9. Gallu cymryd y cam cyntaf wrth ddatrys problemau ac ymateb i ymholiadau er mwyn cydymffurfio â’r gweithdrefnau a’r arferion safonol

Arall

     10. Parodrwydd i ymgymryd â rhagor o hyfforddi a datblygu. 

Meini Prawf Dymunol

1. Cymwysterau Safon Uwch neu gyfatebol
2. Profiad o weithio ym maes Addysg Uwch
3. Rhugl yn y Gymraeg, yn ysgrifenedig ac ar lafar
4. Gwybodaeth am ofynion mewnfudo yng nghyd-destun myfyrwyr
5. Yn gyfarwydd â thechnegau codi a chario (ar gyfer elfennau o'r rôl)